BESCHWERDEMANAGEMENT
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Verfahrensordnung für das Beschwerdeverfahren gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) und Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)
I. Einleitung
Die ALWIN KOLB GmbH & Co. KG und ihre Gesellschaften (HANS KOLB GmbH & Co. KG, Gebr. KNAUER GmbH & Co. KG, HANS KOLB Papierfabrik GmbH & Co. KG, KOLB Holding GmbH) bekennen sich zur Einhaltung der Menschenrechte und zum Schutz der Umwelt. Es ist das erklärte Ziel der Unternehmensleitung, die Menschenrechte und die Umwelt entlang der gesamten Wertschöpfungskette zu achten, zu schützen und zu fördern. Verstöße gegen international verankerte Menschenrechte und gegen nationale und internationale Umweltschutzvorschriften werden nicht toleriert. Die ALWIN KOLB GmbH & Co. KG und ihre zuvor genannten Gesellschaften ergreifen angemessene und wirksame Maßnahmen, um menschenrechts- und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich und in der gesamten Lieferkette zu identifizieren, zu verifizieren und die Realisierung von Risiken zu verhindern. Zu den menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten gehört die Einrichtung eines wirksamen Beschwerdeverfahrens, über das hinweisgebende Personen Verstöße, Risiken und andere Sachverhalte melden können.
Diese Verfahrensordnung ersetzt die Richtlinie „Beschwerdemanagement gemäß Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)“ vom 11. August 2023.
Diese Verfahrensordnung erklärt den Prozess der Abgabe und Bearbeitung von eingehenden Hinweisen. Sie legt dar, wie das Beschwerdeverfahren erreicht werden kann, wer für das Beschwerdeverfahren zuständig ist, wie der konkrete Ablauf ab Eingang einer Beschwerde aussieht und welche Maßnahmen zum Schutz der hinweisgebenden Personen ergriffen werden. Das Beschwerdeverfahren verfolgt das Ziel, hinweisgebenden Personen eine einfache und sichere Kontaktaufnahme zu ermöglichen, damit menschenrechts- und umweltbezogene Risiken und Verstöße in der Lieferkette frühzeitig erkannt und eingetretene Verletzungen minimiert und beseitigt werden können.
II. Adressaten und Anwendungsbereich des Beschwerdeverfahrens
Das Beschwerdeverfahren ist öffentlich zugänglich und steht allen Personen – egal ob im In- oder Ausland – zur Verfügung. Das Beschwerdeverfahren ermöglicht Personen, auf menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken sowie auf Verletzungen menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten hinzuweisen, die durch das wirtschaftliche Handeln der ALWIN KOLB GmbH & Co. KG und/oder ihrer Gesellschaften oder in der Lieferkette entstanden sind. Das Beschwerdeverfahren steht bei Verstößen gegen den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) und/oder des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG) zur Verfügung.
III. Verfahrensablauf
Unabhängig davon, über welchen Meldeweg ein Hinweis abgegeben wird, ist das Verfahren ab Eingang des Hinweises einheitlich.
1. Zuständigkeit für das Beschwerdeverfahren
Für die Entgegennahme und Bearbeitung von Hinweisen ist ausschließlich der Beschwerdemanagement-Beauftragte zuständig, der unparteiisch handeln, zur Verschwiegenheit verpflichtet ist und keinen Weisungen im Rahmen des Beschwerdeverfahrens unterliegt.
2. Abgabe eines Hinweises
Hinweisgebende Personen stehen grundsätzlich unterschiedliche Meldewege zur Verfügung:
Ein internetbasiertes Meldeportal, das mehrsprachig über folgenden Link erreichbar ist:
https://www.kolb-wellpappe.com/beschwerdemanagement/ bzw. https://en.kolb-wellpappe.com/complaint/
Postalische Hinweise können an die folgende Adresse geschickt werden:
ALWIN KOLB GmbH & Co. KG
c/o Beschwerdestelle, Dr.-Lauter-Straße 2, D-87700 Memmingen, Deutschland
Hinweise können vertraulich oder anonym abgegeben werden.
3. Eingang eines Hinweises
Nach Eingang eines Hinweises erhält die hinweisgebende Person eine Eingangsbestätigung. Die Eingangsbestätigung wird in der Regel sofort versandt, gegebenenfalls kann sich der Versand der Eingangsbestätigung um bis zu sieben Tage verzögern.
4. Bearbeitung des Hinweises
Nach Eingang des Hinweises wird der Hinweis durch den Beschwerdemanagement-Beauftragten als zuständigen Mitarbeiter geprüft. Der Beschwerdemanagement-Beauftragte pflegt den Kontakt mit der hinweisgebenden Person. Der Beschwerdemanagement-Beauftragte prüft den Sachverhalt und erörtert ihn gegebenenfalls mit der hinweisgebenden Person. Wird eine Verletzung menschenrechts- oder umweltbezogener Pflichten oder Verstöße gegen den Anwendungsbereich des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) festgestellt, leitet der Beschwerdemanagement-Beauftragte umgehend Abhilfemaßnahmen ein. Folgt aus einem Hinweis ein menschenrechts- oder umweltbezogenes Risiko, ohne dass eine Verletzung vorliegt, leitet der Beschwerdemanagement-Beauftragte Präventionsmaßnahmen ein. Hinweise werden im Rahmen der Risikoanalyse berücksichtigt. Die Ergebnisse der Sachverhaltsprüfung werden an die hinweisgebende Person kommuniziert, gegebenenfalls werden weitere Schritte mit der hinweisgebenden Person erörtert.
Hinweise werden in der Regel innerhalb von drei Monaten nach ihrem Eingang abschließend bearbeitet.
5. Anonyme Abgabe eines Hinweises
Hinweise können grundsätzlich anonym abgegeben werden. Bei anonymer Abgabe eines Hinweises werden keine Daten erfasst, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen. Macht die hinweisgebende Person bei anonymer Abgabe eines Hinweises selbst Angaben, die Rückschlüsse auf ihre Identität ermöglichen, werden die Angaben vertraulich behandelt.
6. Vertrauliche Abgabe eines Hinweises
Im Übrigen wird bei Abgabe eines Hinweises die Vertraulichkeit von personenbezogenen Daten und sonstigen Informationen, die Rückschlüsse auf die Identität der hinweisgebenden Person ermöglichen, gewährleistet. Nur der Beschwerdemanagement-Beauftragte kann einen Hinweis einsehen.
7. Dokumentation von Hinweisen
Hinweise werden gem. § 10 Abs. 1 S. 2 LkSG sieben Jahre lang aufbewahrt.
Memmingen, den 27.06.2024
ALWIN KOLB GmbH & Co. KG
Angela Kolb
Geschäftsführung