Die Alwin Kolb GmbH & Co. KG und ihre zuvor genannten Gesellschaften ergreift angemessene und wirksame Maßnahmen, um die durch das LkSG definierten menschenrechts- und umweltbezogene Risiken im eigenen Geschäftsbereich und in der gesamten Lieferkette zu identifizieren, zu verifizieren und die Realisierung von Risiken zu verhindern. Wird festgestellt, dass die Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht eingetreten ist oder unmittelbar bevorsteht, greift ein zielgerichteter Abhilfeprozess, im Rahmen dessen individuelle Maßnahmen zur Beendigung eines Verstoßes und zur Minimierung seiner Folgen ergriffen werden.

Alle Maßnahmen, die im Rahmen unserer menschenrechts- und umweltbezogenen Verantwortung ergriffen werden, folgen dem Grundsatz „Befähigung vor Rückzug“: Wir bekennen uns dazu, unsere Geschäftspartner bei der Vermeidung und Beendigung von Verstößen gegen die Menschenrechte oder umweltbezogene Vorschriften zu unterstützen, bevor wir Geschäftsbeziehungen aufgeben oder auf alternative Bezugsquellen ausweichen.

1.       Effektives Risikomanagement

Die Sorgfaltspflichten werden für den eigenen Geschäftsbereich und die gesamte Lieferkette im Rahmen eines Risikomanagementsystems umgesetzt. Durch die horizontale und vertikale Integration der Sorgfaltspflichten in alle maßgeblichen Geschäftsabläufe stellt das Unternehmen sicher, dass Risiken erkannt und Präventions- und Abhilfemaßnahmen zielgerichtet umgesetzt werden.

a.         Maßnahmen für effektives Risikomanagement

Das Risikomanagementsystem richtet Prozesse zur Umsetzung der Sorgfaltspflichten ein und legt Verantwortungsbereiche, Zuständigkeiten und Berichtslinien fest.

Die Sorgfaltspflichten werden innerhalb des Unternehmens horizontal verankert. Alle relevanten Abteilungen – Geschäftsleitung, Qualitätsmanagement, Einkauf, Personal und Finanzen – werden in die Umsetzungsschritte einbezogen. Operativ gesteuert wird die Umsetzung der Sorgfaltspflichten durch die Abteilung Einkauf. Sie trägt gem. § 3 Abs. 1 Nr.2 LkSG die Verantwortung für Maßnahmen zur Risikominderung und überprüft die Wirksamkeit der internen Kontroll- und Risikomanagementsysteme im Rahmen von regelmäßigen und Ad-hoc-Prüfungen.

Die vertikale Verankerung der Sorgfaltspflichten erfolgt durch die Festlegung von Aufsichts- und Koordinationszuständigkeiten auf Ebene der Geschäftsleitung. Gesamtverantwortlich für die Umsetzung der menschenrechts- und umweltbezogenen Sorgfaltspflichten ist die Geschäftsführung.

Die Alwin Kolb GmbH &. KG hat im Sinne des § 4 Abs.3 LkSG für sich und ihre Gesellschaften eine/n Menschenrechtsbeauftragte/n benannt, der/die das Risikomanagement für den eigenen Geschäftsbereich und die gesamte Lieferkette überwacht und regelmäßige Wirksamkeitsüberprüfungen durchführt. Gemeinsam mit den Abteilungen Einkauf und Personal arbeitet der/die Menschenrechtsbeauftragte an der stetigen Weiterentwicklung desMaßnahmenkatalogs zur Einhaltung der Sorgfaltspflichten. Der/Die Menschenrechtsbeauftragte berichtet direkt an die Geschäftsführung.

b.         Risiken erkennen, gewichten und priorisieren

Das Unternehmen führt vollumfängliche Risikoanalysen in Bezug auf die Einhaltung der Menschenrechte und umweltbezogener Pflichten innerhalb des eigenen Geschäftsbereichs und bei ihren unmittelbaren Zulieferern durch. Dabei greifen wir sowohl auf internen als auch externen Sachverstand zurück. Die Komplexität und der Umfang unserer internationalen Lieferkette erfordern, den Einsatz technischer Lösungen, die uns bei der Identifizierung, Verifizierung, Gewichtung und Priorisierung von Risiken unterstützen.

Unser Risikoanalysesystem ermöglicht eine Ermittlung der individuellen Risiken eines jeden Geschäftspartners. Unter Zugrundelegung der allgemeinen Zuliefererangaben – insbesondere Herkunftsland und Branche – erfolgt eine abstrakte Risikoanalyse basierend auf einer Vielzahl anerkannter Indizes und Studien externer Experten. Auf der Grundlage von Selbstbewertungen der Lieferanten, nachgewiesener Zertifizierungen und eigener Erkenntnisse aus Kontrollen oder Geschäftsvorgängen überprüfen wir Geschäftspartner anschließend auf konkrete menschenrechts- oder umweltbezogene Risiken. Dabei wird nicht nur das Herkunftsland und die Branche des Geschäftspartners berücksichtigt. Wir analysieren auch Produktrisiken, Handelsstufenrisiken, die Komplexität vorgelagerter Lieferketten sowie eine Vielzahl weiterer Daten, um Risiken einzugrenzen, zu lokalisieren und frühzeitig zu erkennen.

Wir gewichten und priorisieren Risiken, indem wir die typischerweise zu erwartende Schwere einer möglichen Rechtsverletzung und ihre Unumkehrbarkeit in ein Verhältnis zu der Eintrittswahrscheinlichkeit setzen. Wir berücksichtigen auch eigene mögliche Verursachungsbeiträge sowie den Grad unseres Einflussvermögens, um Risiken zu priorisieren und zielgerichtet dort aktiv zu werden, wo die Realisierung von Risiken droht. Mithilfe einer Risikomatrix identifizieren wir unseren Handlungsbedarf und stoßen Präventions- und Abhilfemaßnahmen dort an, wo sie notwendig sind.

c.         Präventiv vorgehen

Die umfangreiche Risikoanalyse wird ergänzt durch angemessene und wirksame Präventionsmaßnahmen.

Im eigenen Geschäftsbereich gilt ein unternehmensinterner Verhaltenskodex, der die Erwartungen an und die Rechte von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern klar und verständlich zusammenfasst.

Wir führen regelmäßige und anlassbezogene Kontrollen im eigenen Geschäftsbereich durch, um Risiken frühzeitig zu erkennen und zu minimieren. Geschäftspartner kontrollieren wir im Rahmen der gesetzlichen Möglichkeiten und Vorgaben. Insbesondere vor der Aufnahme neuer Geschäftsbeziehungen werden unmittelbare Zulieferer einer sorgfältigen Überprüfung unterzogen.

Wir verlangen von Geschäftspartnern, unsere menschenrecht- und umweltbezogenen Erwartungen in der Lieferkette weiterzugeben und ihre Einhaltung laufend zu überprüfen. Zu diesem Zweck bildet unsere Richtlinie für nachhaltige Beschaffung für Lieferanten vom April 2024 die Grundlage für die Eingehung einer neuen Geschäftsbeziehung.

d.         Abhilfe leisten

Wirksame Abhilfemaßnahmen sind zu ergreifen, wenn die Verletzung einer menschenrechts- oder umweltbezogenen Pflicht eintritt oder unmittelbar bevorsteht.

Wir leiten Abhilfemaßnahmen umgehend nach Identifizierung eines entsprechenden Verstoßes ein. Dabei entwickeln wir für jede Situation und jeden unmittelbaren oder mittelbaren Zulieferer maßgeschneiderte Abhilfemaßnahmen, um Verstöße zielgerichtet zu beenden.

Für jede Abhilfemaßnahme definieren wir einen Prozess, Erfolgsziele und eine klare unternehmensinterne Zuständigkeit. Jede Abhilfemaßnahme enthält einen konkreten Zeitplan und kann mit Zwischenzielen versehen werden. Die systemgestützten Maßnahmenprozesse vernetzen alle relevanten Akteure.

e.         Hinweisen nachgehen

Eine wichtige Rolle für die Identifizierung von Risiken und Verstößen in der Lieferkette spielt ein funktionierendes Beschwerdeverfahren, das für alle Betroffene in der Lieferkette – von Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Zulieferer bis hin zu Dritten, die durch unsere oder die Aktivitäten unserer Zulieferer beeinträchtigt werden – zugänglich ist. Dabei ist wichtig, dass Hinweise anonym und vertraulich abgegeben werden können.

Unser digitales Hinweisgebersystem berücksichtigt die Komplexität unserer Lieferkette. Jegliche Zugangsschwelle ist niedrig gesetzt, um die Abgabe von Hinweisen so einfach wie möglich zu gestalten.

Die Handhabung von Hinweisen erfolgt vertraulich und zügig. Die mit der Bearbeitung von Hinweisen befassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unterliegen im Rahmen des Beschwerdemanagements keinen Weisungen; ihre Neutralität ist gewahrt. Jede Beschwerde löst einen Bewertungs- und Maßnahmenprozess aus, am Ende derer die Beendigung des berichteten Verstoßes oder die Minimierung eines erkannten Risikos steht.

Eingereichte Hinweise und Beschwerden werden zudem im Rahmen der Risikoanalyse berücksichtigt.

f.           Dokumentation und Berichterstattung

Die Umsetzung aller Sorgfaltspflichten wird fortlaufend dokumentiert. Über ein zentrales Risikomanagementsystem vernetzen wir sämtliche uns zugänglichen Informationen über erkannte Risiken und ergriffene Präventions- und Abhilfemaßnahmen.

Wir bekennen uns zudem zu einer transparenten Kommunikation zu den menschenrechts- und umweltbezogenen Herausforderungen, denen wir ausgesetzt sind. Durch unsere öffentliche Berichterstattung kommunizieren wir mindestens jährlich erkannte Risiken, ergriffene Maßnahmen und den erzielten Fortschritt.